พนักงานบริษัทมีเงินเดือนประจำถึงแม้ว่าจะมีสลิปเงินเดือนแต่ในบางสถานการณ์ก็ไม่สามารถใช้สลิปเงินเดือนเพื่อใช้ติดต่อทำเอกสารงานราชการและการทำวีซ่า หรือเพื่อทำธุรกรรมกับสถาบันการเงินได้เหตุผลอาจเพราะเป็นสลิปเงินเดือนที่ขาดความน่าเชื่อถือหรือทำจากกระดาษปริ๊นจึงจำเป็นต้องใช้หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารแทน หรือถึงแม้จะเป็นสลิปคาร์บอนแต่มีเงื่อนไขที่ต้องการรูปแบบใบรับรองเงินเดือนเพื่อเป็นหลักประกันเพิ่มเติมโดยจะต้องแจ้งขอแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนกับแผนกทรัพยากรบุคคลล่วงหน้าอย่างน้อย 1 เดือนและต้องเป็นเอกสารที่สมบูรณ์จึงสามารถนำไปใช้งานได้
หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร ขอได้ที่ไหน?
หนังสือรองรับเงินเดือน เป็นเอกสารสำคัญที่แสดงรายได้ที่ได้รับต่อเดือนโดยจะมีการแจกแจงรายละเอียดต่าง ๆ ที่ได้รับเท่า ๆ กันทุกเดือนอีกทั้งยังแสดงถึงระยะเวลาการทำงาน โดยจะต้องออกเป็นแบบฟอร์มใบรับรองเงินเดือนจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเท่านั้น และต้องมีลายเซ็นของหัวหน้าแผนกกำกับไว้อย่างชัดเจน พนักงานจึงจำเป็นที่ต้องการขอแบบฟอร์มนี้โดยการแจ้งความจำนงขอเอกสารหนังสือรับรองเงินเดือนบริษัทก่อนล่วงหน้าอย่างน้อย 15-30 วันก่อนที่จะนำไปใช้งาน โดยเฉพาะในบริษัทหรือองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมากจำเป็นอย่างมากที่จะต้องแจ้งไว้ล่วงหน้า
หนังสือรับรองเงินเดือนสำคัญยังไง ใช้ทำอะไรได้บ้าง?
โดยปกติในแต่ละเดือนทางบริษัทจะต้องออกเป็นสลิปเงินเดือนให้กับพนักงานทุกแผนกอยู่แล้ว ที่จะแสดงถึงรายรับและรายการหักเงินสมทบประกันสังคมหรือเงินกองทุนสะสมแต่การยื่นเป็นหนังสือรับรองเงินเดือนถือว่ามีความสำคัญและถือว่าเป็นเอกสารหลักฐานอย่างดีที่เป็นหลักประกันในการขอทำธุรกรรมการเงินต่าง ๆ กับสถาบันการเงิน เช่น การยื่นสมัครบัตรเครดิต ยื่นขอสินเชื่อหมุนเวียน สินเชื่อส่วนบุคคล สินเชื่อบ้าน สินเชื่อรถ เป็นต้น ซึ่งแบบฟอร์มใบรับรองเงินเดือนจะแสดงถึงพนักงานยังคงทำงานอยู่ในบริษัทจนถึงปัจจุบันนี้ นอกจากนี้ยังสามารถใช้ใบหนังสือรับรองเงินเดือนในการยื่นติดต่อทางราชการหรือหน่วยงานต่าง ๆ เพื่อขอวีซ่า หรือยังใช้เป็นเอกสารประกอบการสมัครเข้าทำงานที่ใหม่ได้อีกด้วย
ข้อมูลภายในหนังสือรับรองเงินเดือนประกอบไปด้วยอะไรบ้าง?
สำหรับองค์ประกอบต่าง ๆ จะต้องมีในแบบใบรับรองเงินเดือนอย่างครบถ้วนจึงจะเป็นเอกสารสำคัญที่สมบูรณ์และนำไปใช้งานได้จริง โดยจะต้องระบุว่าเป็นหนังสือรับรองเงินเดือนบริษัทบนหัวเอกสารและต้องมีลายเซ็นลงนามกำกับไว้ของผู้มีอำนาจจากฝ่ายบุคคลจึงจะถือว่าเป็นหนังสือรับรองเงินเดือนที่ถูกต้อง โดยรายละเอียดอื่น ๆ ที่จะต้องมีในแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนดังนี้
- ชื่อบริษัทที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือน พร้อมที่อยู่และต้องมีตราของบริษัท
- ชื่อและนามสกุลของพนักงานที่ยื่นขอใบรับรองเงินเดือนบริษัท
- วันเดือนปีที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือน
- ตำแหน่งงานล่าสุดและอัตราฐานเงินเดือนล่าสุด
- วันเดือนปีที่พนักงานเข้าทำงานกับบริษัท
- จุดประสงค์ในการออกเอกสารหนังสือรับรองเงินเดือนฉบับนี้
- ลงนามและลายเซ็นผู้ออกเอกสารแผนกทรัพยากรบุคคล พร้อมระบุตำแหน่ง
- ลงนามและลายเซ็นหัวหน้างาน
หนังสือรับรองเงินเดือนใช้งานได้นานแค่ไหน?
แบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนที่มีการขอเพื่อนำไปใช้ตามวัตถุประสงค์ต่าง ๆ นั้นจะมีระยะเวลาที่ให้นำไปใช้ได้แตกต่างกัน โดยผู้ที่ต้องการจะขอหนังสือรับรองเงินเดือนจำเป็นต้องรู้ว่าใบรับรองเงินเดือนบริษัทสำหรับนำไปใช้นั้นจะมีอายุการใช้งานกี่เดือน และควรวางแผนการใช้ไว้ด้วยเพราะระยะเวลาการใช้งานจะนับตั้งแต่วันเดือนปีที่ออกเอกสารฉบับนี้มาให้สำหรับนำไปใช้ตามความต้องการ
- สำหรับยื่นขอสินเชื่อประเภทต่าง ๆ และใช้สมัครบัตรเครดิต บัตรกดเงินสด หนังสือรับรองเงินเดือนจะมีอายุการใช้งานได้เพียง 30 วันเท่านั้น
- สำหรับหนังสือรับรองเงินเดือนที่ใช้ในการติดต่องานกับหน่วยงานราชการต่าง ๆ จะมีอายุการใช้งานได้ไม่เกิน 90 วัน
- หากต้องการใช้แบบฟอร์มใบรับรองเงินเดือนซึ่งบางครั้งต้องเป็นใบรับรองเงินเดือนบริษัทภาษาอังกฤษด้วยสำหรับการยื่นขอวีซ่า จะมีอายุการใช้งานไม่เกิน 30 วัน
ฟรีแลนซ์ใช้ใบอะไรทำธุรกรรมแทนหนังสือรับรองเงินเดือนได้บ้าง?
สำหรับฟรีแลนซ์หรืออาชีพอิสระแน่นอนว่าจะไม่สามารถมีหนังสือรับรองเงินเดือนจากบริษัทได้ จึงจำเป็นต้องใช้เอกสารสำคัญแสดงรายได้ประเภทอื่นมาใช้แทนในกรณีที่ต้องการทำธุรกรรมการเงินต่าง ๆ กับธนาคารและเป็นผลิตภัณฑ์การเงินที่ถูกออกแบบมาเมื่อฟรีแลนซ์โดยเฉพาะ โดยเอกสารที่นำมาใช้แทนแบบใบรับรองเงินเดือนได้จะเป็นเอกสารทวิ 50 (หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย) ซึ่งเป็นใบสำคัญในการยื่นภาษี นั่นหมายความว่าเป็นบุคคลที่มีรายได้ซึ่งจะต้องมีหน้าที่จ่ายภาษีให้กับรัฐแต่ก็ยังจำเป็นจะต้องยื่นพร้อมกับรายการเดินบัญชีธนาคารย้อนหลัง 3-6 เดือนเพื่อยืนยันรายได้ที่ชัดเจน
สรุป หนังสือรับรองเงินเดือนที่ถูกต้องสำหรับใช้ขอสินเชื่อ บัตรเครดิตและใช้ทำวีซ่า
หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารสำคัญในการยื่นขอทำธุรกรรมทางการเงินกับธนาคาร ใช้ในการติดต่อราชการหรือหน่วยงานต่าง ๆ รวมถึงการขอวีซ่าซึ่งจะต้องใช้เป็นเอกสารฉบับจริงและการใช้งานจะมีการกำหนดระยะเวลาไว้ ดังนั้นการขอแบบฟอร์มใบรับรองเงินเดือนจึงไม่สามารถขอมาเก็บไว้ได้ และแบบใบรับรองเงินเดือนจะต้องมีรายละเอียดข้อมูลต่าง ๆ ตามที่กำหนดไว้อย่างครบถ้วน จึงจะเป็นเอกสารที่สมบูรณ์และสามารถนำไปใช้ได้
